Prohlášení o zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání (recruitment privacy policy)

1. Purple skupina

1.1 Purple skupina je vedena mateřskou společností Purple Holding a.s., IČO: 06528554, se sídlem Masarykova 409/26, Brno-město, 602 00 Brno, a je tvořena mimo jiné společností:

  • Purple Technology s.r.o., IČO: 29364973, se sídlem Masarykova 410/28, Brno-město, 602 00 Brno

1.2 Purple skupina prohlašuje, že ke zpracování osobních údajů přistupuje s veškerým respektem k povaze těchto údajů, s veškerým respektem k jejich ochraně a účelu zpracování a zpracovává je v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen „GDPR“) a dle další platné legislativy. V souladu s čl. 12 GDPR informujeme subjekt údajů, tj. uchazeče, o zpracování, ochraně jejich osobních údajů a jejich právech. (dále jen „PZOÚU“)

2. Kdo je správcem osobních údajů?

2.1 Pokud jste uchazečem společností Purple skupiny, je správcem Vašich osobních údajů zásadně vždy ta společnost, která bude Vaším zaměstnavatelem. (dále jen „Společnost“ nebo „Zaměstnavatel“)

2.2 Společnosti Purple Technology s.r.o. je pro uchazeče v postavení Správce. Pro ostatní společnost Purple skupiny vykonává funkci zpracovatele.

3. Pro koho je tato informace určena?

3.1 Tato informace je určena pro:

  • Uchazeče o zaměstnání

(dále společně jen „uchazeč“, pokud nezmíněno specificky)

4. Jaké osobní údaje zpracováváme o uchazečích?

4.1 Pro účely výběrového řízení zpracováváme osobní údaje v tomto rozsahu:

  • Adresní a identifikační údaje (jméno, příjmení, tituly, datum narození, adresa trvalého pobytu).
  • Kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mail).
  • Životopis, motivační dopis.
  • Údaje vzešlé z testů – výsledky a poznatky z testů, které uchazeč absolvoval v rámci náborového procesu.
  • Pracovní reference – doporučení od předchozích zaměstnavatelů, včetně údajů vzešlých z jejich ověření.
    (Uchazeč bere na vědomí, že sdělení Pracovní reference opravňuje Společnost k přístupu k takovým osobním údajům)
  • Další informace (např. poznatky z pohovorů či další informace, které nám uchazeč sdělí).
  • Informace, které se uchazeč dobrovolně rozhodne sdílet se Společností v rámci náborového procesu – rozsah této množiny osobních údajů bude velmi individuální, neboť závisí na tom, které osobní údaje se rozhodne Společnosti sdělit (Příklad: Společnost nevyžaduje od uchazečů o zaměstnání zaslání fotografie, popř. sdělit rodné číslo. Nelze však vyloučit, že někteří uchazeči svou fotografii nebo rodné číslo Společnosti zašlou jako např. součást svého životopisu).

5. Proč tyto údaje zpracováváme?

5.1 Údaje zpracováváme za těmito účely:

  • Výběrové řízení

5.2 Právní základ pro zpracování:

Osobní údaje zpracováváme na základě plnění pracovní smlouvy, plnění právní povinnosti, z důvodu našeho oprávněného zájmu, popř. na základě souhlasu. Právními základy jsou zejména:

  • Zákoník práce

6. Účel zpracování osobních údajů

6.1 Účel zpracování - Nábor uchazečů na nové či uvolněné pracovní pozice (Recruitment)

  • Nábor uchazečů na nové či uvolněné pracovní pozice (Recruitment)

Bližší popis:

  • Společnost aktivně vyhledává lidi, kteří by mohli být novými zaměstnanci Společnosti.
  • U budoucích kolegů potřebuje Společnost vyhodnotit, zda mají vzdělání, zkušenosti, dovednosti a osobnostní předpoklady potřebné pro obsazovanou pozici.
  • Životopis a další údaje Společnost zpracovává na základě souhlasu uchazeče uděleného recruitingové agentuře, souhlas může doputovat i od takové agentury.
  • V případě, že uchazeč ve výběrovém řízení na určitou pozici nebyl/a úspěšná a dá Společnosti souhlas s tím, aby si Společnost tyto údaje ponechala pro případ, že by se uvolnila jiná, pro uchazeče případně zajímavá pozice, uchovává Společnost životopis uchazeče a případně další sdělené relevantní informace.
  • Uchovávání osobních údajů neúspěšných uchazečů po dobu 6 měsíců z důvodu zpětného prověření výsledku výběrového řízení na základě stížnosti neúspěšného uchazeče.

Právní základ:

  • Ochrana práv a právem chráněných zájmů Společnosti.
  • Souhlas uchazeče se zpracováním osobních údajů pro účely vedení v databázi uchazečů pro budoucí obsazení pracovních pozic (nutný souhlas).

6.2 Účel zpracování - Příprava pracovní smlouvy, případně její změny v průběhu zaměstnání.

  • Příprava pracovní smlouvy, případně její změny v průběhu zaměstnání.

Bližší popis:

  • Pracovní poměr se zakládá pracovní smlouvou, která musí být uzavřena v písemné podobě. V pracovní smlouvě jsou zachycena vzájemná práva a povinnosti. V průběhu pracovního poměru se také může stát, že bude třeba smlouvu změnit.

Právní základ:

  • Plnění právní povinnosti, konkrétně:
    a) zákoník práce
  • Plnění pracovní smlouvy

7. Musí nám uchazeč své osobní údaje poskytnout?

7.1 Poskytnutí osobních údajů je vždy dobrovolné. V případě, že nám uchazeč odmítne osobní údaje poskytnout pro účely zpracování, které mají jiný právní základ zpracování než jeho souhlas, nebude možné, aby se stal naším uchazečem, protože poskytnutí osobních údajů pro tyto účely je předpokladem nezbytným pro uzavření smlouvy.

8. Jakým způsobem zpracováváme osobní údaje uchazečů?

8.1 Zpracování osobních údajů provádíme na základě informací, které získáváme přímo od uchazečů, studentů na praxi a svých uchazečů, dále na základě informací vzniklých v rámci pracovní činnosti. Osobní údaje studentů na praxi zpracováváme též na základě informací poskytnutých školou, se kterou máme uzavřenou smlouvu o zajištění praxe.

8.2 Zpracování je prováděno pověřenými osobami. Ke zpracování dochází manuálním způsobem v listinné podobě a prostřednictvím výpočetní techniky za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů. Osobní údaje uchazečů udržujeme aktuální a zpracováváme je v nezbytném rozsahu nutném pro plnění práv a povinností vyplývajících z pracovní smlouvy.

9. Jak dlouho osobní údaje uchováváme?

9.1 Osobní údaje uchazečů o zaměstnání zpracováváme po dobu trvání výběrového řízení. Neúspěšný uchazeč může udělit souhlas s uchováním svých osobních údajů (svého životopisu) pro případ, že by se uvolnila jiná obdobná pracovní pozice. Osobní údaje uchazečů zpracováváme po dobu trvání pracovního poměru. Po skončení pracovního poměru jsou dále uchovávány pouze ty osobní údaje, jejichž uchovávání je nezbytné na základě právních předpisů nebo z důvodu našeho oprávněného zájmu. Smlouvy o zajištění praxe studentů uchováváme po dobu jednoho roku. Po uplynutí dané doby jsou osobní údaje skartovány, vymazány nebo anonymizovány.

9.2 Lhůty pro uchovávání osobních údajů:

  • Životopisy a osobní údaje uchazečů – 6 měsíců
  • Osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu jsou zpracovávány po dobu 3 let.

Osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu jsou zpracovávány po dobu 3 let.

10. Jak máme osobní údaje uchazečů zabezpečeny?

10.1 Osobní údaje uchazečů máme zabezpečeny vhodnými fyzickými a elektronickými postupy, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů.

10.2 V souladu s bezpečnostní směrnicí jsou osobní údaje pod stálou fyzickou, elektronickou i procedurální kontrolou. Za účelem ochrany dat je jasně definován tzv. systém řízení informační bezpečnosti a související organizačně technické zabezpečení ochrany, vč. technických, organizačních a personálních opatření. Pro maximální bezpečnost jsou realizovány kontrolní, technické a bezpečnostní postupy definované zákonem i interními předpisy. Veškeré osoby, které přicházejí ze své pracovní pozice (nebo v rámci smluvně převzatých povinností) do kontaktu s osobními údaji, jsou proškolovány a vázány povinností mlčenlivosti.

11. Kdo má přístup k osobním údajům uchazečů?

11.1 Společnost Vaše osobní údaje zásadně nesdílejí s jinými správci osobních údajů, ledaže by k takovému předání byly povinny či oprávněny na základě právního předpisu, resp. svého oprávněného zájmu nebo byste nám k němu udělili souhlas.

11.2 Pro sdílení osobních údajů se zpracovateli osobních údajů není Váš souhlas třeba. Subjekty, které se mají stát zpracovateli osobních údajů, které finanční skupina Společnosti spravuje, vždy pečlivě prověřujeme a dbáme na to, aby dodržovaly odpovídající technická a organizační bezpečnostní opatření. S každým subjektem, který by se v rámci své činnosti pro nás mohl stát zpracovatelem osobních údajů, které spravujeme, je uzavřena písemná smlouva o zpracování osobních údajů a tento zpracovatel je s osobními údaji oprávněn nakládat pouze v rozsahu nezbytně nutném pro splnění jeho úkolu, pro účely splnění jeho úkolu a po sjednanou dobu.

11.3 Do některých našich činností můžeme zapojovat třetí subjekty – naše dodavatele. V závislosti na charakteru dané činnosti může dojít ke zpracování Vašich osobních údajů tímto dodavatelem v postavení zpracovatele nebo správce osobních údajů.

11.4 Společnost je součástí skupiny kolem mateřské společnosti Purple Holding a.s, které mezi sebou mají uzavřenou smlouvu o outsourcingu, na jejímž základě některé činnosti, které by jinak vykonávala nebo mohla vykonávat jedna z nich, jsou vykonávány prostřednictvím propojených společností a naopak. Společnost Purple Technology s.r.o. plní roli HR oddělení pro ostatní společnosti ve skupině a je tak v pozici zpracovatele osobních údajů.
Naši dodavatelé jsou společnosti se sídlem v EHP.

11.5 Dále jsou našimi dodavateli zejména:

  • Poskytovatelé IT služeb
  • Advokátní a daňové kanceláře
  • Subjekty poskytující tiskové a poštovní služby
  • Subjekty poskytující skartační a archivační služby
  • Subjekty poskytující poradenské služby
  • Subjekty poskytující pracovnělékařské služby
  • Subjekty poskytující služby mzdové účtárny
  • Subjekty poskytující služby v oblasti správy a zajištění zaměstnaneckých benefitů
  • Subjekty poskytující vzdělávací a školicí služby
  • Externí auditor

11.6 Na základě právních předpisů můžeme být za určitých předpokladů povinni Vaše osobní údaje sdílet bez Vašeho souhlasu se třetími osobami (např. exekutoři, zdravotní pojišťovny, úřady práce, orgány sociálního zabezpečení, insolvenční správci) za účelem plnění jejich povinností a popřípadě výkonu rozhodnutí.

11.7 Zpracování osobních údajů uchazečů jinými zpracovateli je vždy prováděno na základě smlouvy o zpracování osobních údajů. Osobní údaje jsou poskytovány zpracovatelům a třetím osobám pouze v nezbytně nutném rozsahu a za podmínek stanovených právními předpisy.

12. Zpracování osobních údajů uchazeče v zahraničí

12.1 V rámci Evropského hospodářského prostoru („EHP“) platí režim volného pohybu osobních údajů a pro jejich zpracování se uplatní stejná pravidla jako v České republice.

12.2 V některých případech se může stát, že naši dodavatelé osobní údaje zpracovávají ve třetích zemích (tedy zemích mimo EHP), ovšem vždy při dodržení veškerých legislativních požadavků.

13. Jaká má uchazeč práva?

13.1 Každý uchazeč má právo na přístup ke svým osobním údajům a k následujícím informacím o:

  • Účelu zpracování.
  • Kategorii dotčených osobních údajů.
  • Příjemci nebo kategorii příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny.
  • Plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy.
  • Veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů.

13.2 Pokud uchazeč, který zjistí nebo se domnívá, že zaměstnavatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu zákonem, může:

  • Požádat zaměstnavatele o vysvětlení.
  • Požadovat omezení zpracování.
  • Požadovat, aby zaměstnavatel provedl opravy, doplnění či likvidaci osobních údajů.

13.3 Pokud udělil uchazeč souhlas se zpracováním svých osobních údajů, může ho kdykoliv odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním. Odvolání souhlasu nemá žádný vliv na náš smluvní vztah.

Nevyhoví-li zaměstnavatel žádosti uchazeče, má uchazeč právo podat stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů.

V případě, že uchazeč podá žádost týkající se práv popsaných v předchozích bodech, budeme ho informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od přijetí žádosti. V případě potřeby, s ohledem na složitost a počet žádostí, je možné tuto lhůtu prodloužit o dva měsíce.

Uchazeči poskytneme na jeho žádost kopii zpracovávaných osobních údajů. Budou-li žádosti podané uchazečem zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené (např. z důvodu opakování), budeme uchazeči účtovat poplatek ve výši administrativních nákladů nebo plně či částečně odmítneme žádosti vyhovět.

V případě žádosti podané uchazečem můžeme požadovat poskytnutí dalších informací či provedení aktivit pro ověření jeho totožnosti. Informace budou uchazeči poskytnuty v elektronické formě, pokud nepožádá o jiný způsob.

14. Jak nás může uchazeč kontaktovat?

V souvislosti s výkonem svých práv a v případě otázek či informací ohledně nakládání s osobními údaji nás může uchazeč kontaktovat:

15. Závěrečná ustanovení

15.1 PZOÚU je vydán písemně a je přístupný všem Uchazečům v elektronické podobě. Originál je uschován na oddělení HR a legal a compliance. Uchazeči byl zaslán při úvodním kontaktu.

15.2 Výklad PZOÚU a souvisejících obecně závazných právních předpisů Uchazečům v případě potřeby podá:

  • Oddělení HR;
  • Oddělení legal a compliance

15.3 Návrhy na změnu či doplnění PZOÚU se podávají oddělení HR. Změny a dodatky k PZOÚU přijímá a písemně vydává statutární orgán Společnosti.

15.4 Společnost seznámí uchazeče s vydáním, změnou nebo zrušením PZOÚU v dostatečném předstihu před účinností vydání, změny či zrušením.

15.5 PZOÚU nabývá účinnosti dnem 25.5.2018.